Jak system ERP usprawnia wymianę informacji i danych w przedsiębiorstwie?

Jak system ERP usprawnia wymianę informacji i danych w przedsiębiorstwie?

Liczba przedsiębiorców inwestujących w system ERP do swojej firmy z każdym rokiem rośnie. Takie oprogramowanie poprawia przebieg wielu procesów, zwiększa wydajność i efektywność pracy. Jego wdrożenie może znacząco usprawnić m.in. komunikację i wymianę danych.

Bez względu na to, czy nasza firma liczy kilka, kilkanaście bądź kilkadziesiąt osób, komunikacja między pracownikami lub działami jest bardzo ważna. Często jednak proces przekazywania informacji jest skomplikowany lub chaotyczny. To z kolei sprawia, że pojawiają się błędy, część danych być może się gubi, a wiele procesów niepotrzebnie się wydłuża. Takie problemy komunikacyjne rzutują nie tylko na samą efektywność pracy. Konsekwencją mogą być słabe relacje między pracownikami i stres. Oznacza to, że wymiana informacji jest jednym z tych aspektów, jakim należy przyjrzeć się bliżej, a w razie konieczności pomyśleć nad usprawnieniem. Jednym z pomocnych narzędzi będzie wspomniany już system ERP.

System ERP – co kryje się pod tym pojęciem?

ERP jest skrótem od Enterprise Resource Planning i jest oprogramowaniem służącym do zarządzania wszystkimi procesami przedsiębiorstwa. Zaprojektowano go pod kątem gromadzenia i przechowywania danych. Do tej pory najpewniej osobne bazy były na przykład w dziale handlowym, magazynie, w dziale kadr i księgowości. Po wdrożeniu ERP będą zintegrowane w jedną wspólną bazę danych i właśnie to jest kluczem do poprawy komunikacji w naszej organizacji.

W zależności od tego, jakie są potrzeby firmy i w czym się ona specjalizuje, system ERP może mieć inne moduły i funkcje. Ważne, że w razie, gdyby profil działalności organizacji się zmienił lub potrzebne będą zupełnie nowe funkcjonalności, dotychczasowy system można rozszerzyć.

Jak ERP usprawnia komunikację?

Podstawowym założeniem systemów ERP jest automatyzacja jak największej liczby procesów i właśnie usprawnienie przepływu danych. Ponieważ pracownicy wszystkich działów firmy mają dostęp do tych samych danych, proces komunikacji i wymiany informacji jest bardzo szybki. Aby zdobyć potrzebną informację, nie trzeba dzwonić do innego działu lub iść na inne piętro – wystarczy zajrzeć do komputera.

Oto przykłady tego, jak to działa w praktyce. Pracownik działu handlowego natychmiast może zweryfikować, czy klient, który składa zamówienie, uregulował poprzednie płatności, czy produkty, jakie go interesują, są obecnie w magazynie lub kiedy planowana jest ich dostawa. System ERP umożliwia pracę w chmurze, dlatego dostęp do takich samych informacji ma handlowiec, który jest z bezpośrednią wizytą w siedzibie firmy klienta. Korzystanie z oprogramowania jest też pomocne dla pracowników magazynu, którzy łatwo zorganizują przestrzeń, od razu mają informację o tym, na kiedy planowane jest zaopatrzenie lub czego niedługo w magazynie zabraknie. Poza tym od razu, gdy tylko handlowiec lub sam klient wprowadzi zamówienie do systemu, jest ono widoczne dla pracowników magazynu, którzy od razu mogą przystąpić do jego kompletowania.

Więcej informacji na temat systemów ERP i ich zastosowania można znaleźć na stronie www.enova.pl.